少しの工夫でOK!仕事が捗るToDoリストの作り方

ToDoリストを作ってタスクを管理されている人も多いと思いますが、山積みになったタスクにうんざりして更新を怠ってしまい、手の付けようのない状態になったことはありませんか?そんな人にオススメの「仕事が捗るタスクリスト」の作り方を紹介します。

仕事が捗るToDoタスクリストの作り方

これからやろうとしている事を「具体的」で「簡単」な内容に分解する。

「企画書の作成」といったことでも、「テーマ決め」「資料収集」「構成を考える」「本文書く」「課長に確認」…など、段取りを明確にして全て書き出してリスト化しましょう。

 

タスクを行う期間を決めて、リストを短く表示する。

リストが長々と表示されていると、やる気が出なくなってしまいます。
一度に書き込む量はできるだけ少なくし、最大でも20タスク未満にするといいでしょう。

 

今やるつもりがないタスクは書き込まない。

「いつかやろう」というものは、そもそも頭の中で後回しが決定していることが多いため、絶対やるべきことだけを記載しましょう。

 

思いついたことを書き出すリストは別に用意する。

毎日もしくは数日ごとに見直し、必要があればメインのToDoリストに移動させましょう。

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リストアップの時に注意すること

見た時に、すぐに実行できる書き方で書いておく。

「Aさんにメール」とだけ書くのではなく、「Aさんにメール、○日の会議の開始時間が14時→15時に変更」と書いた方が、後で見た時に思い出すのも楽になります。

 

「誰がそれによって満足するか?」という人物情報を入れる。

そのタスクを誰のために行うのかを相手の情報も併せて記載しておくと、「いつまでに、どのように」タスクを仕上げたら良いのかが分かりやすくなり、モチベーション維持にもつながります。

 

各項目が、時間または数量で表現できるものか確認する。

「20分で書く」「500字でまとめる」など、具体的な数量や時間が決まっていると、どこで何をやるのかやりくりがつけやすくなります。

 

リストをきれいに書こうとしない。

あくまで仕事を進めるための手段であって目的ではないので、自分が読める程度の走り書きでも大丈夫です。

 

チェックボックスへの記入方法を分けて、タスク進行度を区別する。

「今日はできないが明日以降にやる」といった「保留TODO」や「今日の分は済んだが明日もやる」という「復活TODO」は、以下の様な感じで、チェックボックスの書き方で区別すると、タスクリストを更新する際に分かりやすい。
TODOリストの作り方

まとめ

「ToDoリスト」はタスクをこなすためにあるべきものなので、「リストに時間をかけないこと」「簡潔に内容をまとめること」に気をつけて作成しましょう。また、常に更新することでモチベーションを維持してタスクに取り組むことが大切です。

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